Da Anders skulle forklare en balance uden at miste sine læsere
Anders skrev ugentligt om lokale virksomheder, men begreberne i regnskaberne voksede ham over hovedet. Her er forløbet, hvor han lærte at sige det samme enklere og stadig korrekt.
6 min. læsetid
Anders og hans ugentlige virksomhedsnotat
Anders arbejder med kommunikation i en brancheforening uden for Odense, og hver uge skriver han et kort notat om en lokal virksomhed til foreningens medlemmer. Da han kom til os, var han ikke i tvivl om sit håndværk som skribent. Det, der trak tid, var regnskaberne. Han kunne læse en årsrapport, men han var usikker på, om han forstod egenkapital, likviditet og afkastningsgrad rigtigt, og endnu mere usikker på, om han kunne forklare dem uden at gøre læserne i stand til at misforstå dem.
Han fortalte mig, at han ofte endte med at gentage rapportens egne vendinger. Det lød korrekt, men medlemmerne spurgte jævnligt, hvad der egentlig var sket med virksomheden. Så han sad med en følelse af at skrive tekster, som ingen kunne bruge til noget. Det var udgangspunktet for vores arbejde i de første uger af efteråret.
Han kom ikke med forhåndskrav om særlige resultater. Han ville blot kunne stå inde for hvert ord og kunne svare, når nogen ringede og spurgte.
Første øvelse: ét begreb, tre sætninger
Vi startede småt. Anders valgte begrebet soliditetsgrad, fordi det dukkede op i næsten alle de notater, han skrev. Opgaven var at forklare det i tre sætninger til en nabo, der aldrig havde set et regnskab. Første udkast var en definition med to bi-sætninger og et fremmedord. Det andet var bedre, men sagde ikke, hvorfor tallet overhovedet er værd at kende.
Det, der virkede, var at knytte begrebet til et spørgsmål, læseren faktisk stiller: hvor meget af virksomheden ejer den selv, og hvor meget skylder den væk? Når forklaringen starter dér, bliver tallet et svar og ikke en etikette. Anders sagde bagefter, at det var første gang, han havde oplevet, at en forklaring blev kortere, fordi den blev mere præcis.
Vi gentog øvelsen med egenkapital, overskudsgrad og likviditetsgrad og lod hver forklaring stå en dag, før vi læste den igen med friske øjne.
- Start med læserens spørgsmål, ikke med definitionen
- Brug et fagord højst én gang, og forklar det med det samme
- Læs forklaringen højt for en, der ikke kender emnet
Når det enkle sprog begynder at skride
Midt i forløbet løb Anders ind i det problem, alle møder: En forenkling kan blive forkert. Han havde skrevet, at en virksomhed med negativt resultat havde mistet penge. Men resultatet siger noget om regnskabsåret, ikke om kassebeholdningen, og de to ting kan se meget forskellige ud. En medlemsvirksomhed ringede og påpegede det, og det var en lærerig opringning.
Vi brugte episoden som materiale. Anders opdelte sine forklaringer i det, der er sikkert, det, der er en forenkling, og det, der kræver forbehold. Det gav ham en vane, jeg synes alle bør have: at spørge sig selv, om sætningen stadig er sand, hvis læseren tager den helt bogstaveligt.
Det var ikke et nederlag at blive rettet. Det var et godt eksempel på, hvorfor vi på kurset beder kursisterne om at lade en anden læse deres forklaringer, før de udgives.
Makrotal uden at lyde som en nyhedsoplæsning
Næste modul handlede om makroøkonomiske termer. Anders skulle i et notat nævne renteudviklingen og inflationen som baggrund for en virksomheds situation. Her er faldgruben en anden: Begreberne er kendte, men bruges løst. Inflation bliver til, at alting er dyrere, og rente bliver til noget, der bare stiger eller falder.
Vi arbejdede med at gøre hvert begreb konkret ved at pege på, hvad det betyder for netop den virksomhed, han skrev om. Ikke den store udvikling i hele landet, men hvordan lånevilkår eller råvarepriser rammer en bager eller en maskinværksted. Anders opdagede, at når han kunne nævne en konkret konsekvens, behøvede han færre økonomiske ord.
Samtidig lærte han at skelne mellem at beskrive en udvikling og at forudsige den. Det første kan stå i et notat. Det andet hører ikke hjemme der, og vi giver heller ikke råd om, hvad læseren bør gøre med sine penge.
- Forklar begrebet gennem en konkret konsekvens
- Beskriv udviklingen, men undlad at spå om den
Hvad der ændrede sig i hans notater
Mod slutningen af forløbet gennemgik vi tre af Anders' gamle notater side om side med tre nye. Forskellen var ikke dramatisk, men den var tydelig. De nye var kortere, de brugte færre fagord, og hvert tal var fulgt af en sætning om, hvad det betød. Han havde også fået for vane at skrive, hvor tallet kom fra, så læseren kunne finde det selv.
Han fortalte, at medlemmerne ikke længere ringede for at få notaterne forklaret, men for at tale om selve virksomhederne. Det er en beskeden gevinst og ikke noget, vi lover på forhånd, men det er et realistisk eksempel på, hvad klarere sprog kan gøre i en lille organisation.
Han er stadig ikke økonom, og det behøver han ikke at være. Han er blevet en skribent, der ved, hvornår han forstår noget nok til at forklare det, og hvornår han skal spørge igen.
Det tager jeg med fra forløbet som underviser
Som underviser lægger jeg mærke til, at kursister sjældent mangler intelligens eller flid. De mangler tilladelse til at sige, at de ikke forstår et begreb helt. Anders havde i årevis skrevet rundt om det, han var usikker på. Så snart vi gjorde det legitimt at stoppe op og spørge, gik det hurtigere.
Jeg tager også med, at den bedste forklaring ofte er et svar på et spørgsmål, som læseren aldrig fik lov at stille. Derfor starter jeg nu moduler med at samle de spørgsmål, kursisterne selv har fået fra deres læsere.
Hvis du genkender dig selv i Anders' udgangspunkt, er det her modulet, der arbejder med præcis det: regnskabsbegreber, nøgletal og makroøkonomiske termer på almindeligt dansk, med øvelser du bruger i dit eget arbejde.
- Giv plads til at sige, at man ikke har forstået
- Saml læsernes egne spørgsmål, før du skriver
Anders' forløb viser, at klart sprog om økonomi ikke handler om at gøre det mindre præcist, men om at forstå begrebet godt nok til at kunne vælge de rigtige ord. Det kræver øvelse, andres øjne og vilje til at blive rettet. Du får ingen genveje hos os, men en arbejdsmåde, der holder, når nogen læser dine forklaringer og stiller opfølgende spørgsmål.